第一章 总 则

    第一条 学校办公室机要室负责通过机要渠道接收市机要局传递文件的收发、传阅、管理、清退、清销、归档工作；负责市教委、市委教育工委等上级单位文件的收发、传阅、管理、归档工作；负责学校各部门、各单位收到的上级对口单位红头文件的备案工作。

第二章 机要文件管理

    第二条 收文
    （一）收到机要文件首先检查文件袋有无破损，发现问题及时查明原因。
    （二）收文要及时拆封、清点、查对文件，避免号码和份数出现差错。
    （三）各种文件、资料要分别登记、编号，绝密文件要在收文本上注明。
    （四）收到的市委文件、市委教育工委文件要盖党委收文专用章，行政文件加盖行政收文专用章，填好收文日期和文件编号。
     第三条 发文
    （一）下发文件要认真填写发文本，按文件顺序号逐项进行登记。
    （二）各部门、各单位的机要人员定期来取文件，文件专人专取，一般不许别人代领。取文件时要逐件签字，复核，双方确认无误后才能领走文件。
第四条 送阅文
    （一）省、军级文件直接送党委书记阅示。
    （二）其它送给校领导阅读的文件，要附上文件处理单，先呈学校办公室主任阅批，再送学校领导阅示。文件退回时，对文件要逐一进行核对。
    （三）校领导对所送文件如有批示，学校办公室要及时送往或通知有关部门、单位负责人阅读文件及批示。各部门、各单位应及时落实领导批示内容及文件要求。
    （四）为加强文件管理，以防文件泄密、丢失，要求传阅过程中不得将文件抽离文件夹。
    第五条 借文
    （一）建立借用文件登记本。
    （二）借出文件要写清时间、文件名称、文件编号及份数。
    （三）双方核对清楚，借用人签字后，方可拿走文件。
    （四）归还文件时，双方经核对无误后，方可注销。
    （五）借阅机密级以上文件需经党委书记批准，且不准带离机要室。
    第六条 文件的清销
    （一）根据市委机要交通处发放的文件核对表，核对收到的文件与发出的文件是否一致，发现问题及时向市委机要交通处查询。
    （二）文件收回前，打印好清单退单，通知各部门、各单位按清单要求将文件清点好交到机要室。
    （三）文件收齐后，按市委办公厅要求进行分类、清点整理。
    （四）填好市委下发的《文件清退表》后，将《文件清退表》和必须上交的文件按时上交市委办公厅机要处。
    （五）清退表以外的文件、资料需登记存档。允许留存的文件，留存在机要室保存，并备有文件目录以供借阅时查阅。
    （六）需要销毁的机要文件、内部资料，需填写销毁文册，由学校办公室主任审核后，送到市委保密局指定的造纸厂销毁，2人监销。
    第七条 文件发放及阅读范围
    （一）省、军级文件，送党委书记、院长、党委副书记领导阅读。
    （二）地、师级文件，送有关校领导阅读。
    （三）县、团级及其它有关内部资料，下发各院（系、部）党总支、直属党支部。
    （四）离退休人员阅读县、团级文件按离退休时级别，集中组织学习，文件不发个人。
    第八条 文件的复制
    一般或秘密级文件复制须经学校办公室主任批准，机密级以上或省、军级文件复制须经党委书记批准，复制后的文件按正式文件管理。

第三章 上级文件管理

    第九条 收文
    （一）学校办公室收到的上级文件，由学校办公室负责拆封，并将文件转交机要室。
    （二）学校办公室转交机要室的上级文件，收文规定按机要文件规定执行。
    （三）各部门收到的上级对口单位下发的红头文件的拆封、登记、编号由各收文单位负责。
    （四）各部门收到的上级对口单位下发的红头文件，需将文件交学校办公室机要室进行备案登记，机要室留存一份（一般为原件）。
    第十条 送文
    （一）学校办公室转交机要室的上级文件，呈送规定按机要文件规定执行。
    （二）各对口单位下发的红头文件，由各部门负责将文件呈送给其主管校领导阅示。
    （三）校领导对落实上级文件精神的批示，以及向上级单位呈报有关落实情况，均由各有关部门负责落实。
    第十一条 归档
    （一）学校办公室收到的上级文件，由机要室负责归档。
    （二）各部门收到的上级文件归档工作由各部门按档案室规定执行。

第四章 附 则

    第十二条 本《办法》由学院党政办公室负责解释。